Microsoft Access được dùng để sắp xếp, lưu trữ thông tin cũng như chuẩn bị các báo cáo được thiết kế đặc biệt. Việc tạo lập form từ cơ sở dữ liệu giúp việc nhập liệu của bạn trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình tạo form, bạn có thể định dạng nó sao cho phù hợp với tính chất của cơ sở dữ liệu cũng như trình bày dễ hiểu hơn. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập cũng như kiểm soát và tùy chỉnh form để đảm bảo form của bạn hoạt động hiệu quả nhất.
Form trong Access là gì?
Form (Biểu mẫu) là 1 đối tượng được dùng cho 3 mục đích sau đây:
- Nhập dữ liệu: ví dụ như bạn muốn nhập các tham số trong báo cáo trước khi khởi chạy báo cáo đó.
- Tùy chỉnh dữ liệu: sử dụng form để chèn, cập nhật hoặc xóa dữ liệu.
- Điều hướng trên hệ thống: ví dụ bạn tạo form trên Access thì bạn hoặc người dùng khác có thể tải form đó xuống hay chạy báo cáo,...
Bạn có thể xem được tất cả form của mình trong Ngăn Dẫn hướng (Navigation Pane) bằng cách nhấp vào menu của Ngăn Dẫn hướng => chọn All Access Objects.
Ngăn Dẫn hướng sẽ hiển thị tất cả đối tượng cũng như các form mà bạn tạo trong cơ sở dữ liệu.
Cách tạo Form (Biểu mẫu) trong Access
Chọn thẻ Create => Form Design
Lúc này, Form của bạn sẽ được tạo và mở trong chế độ xem Design View:
Các thuộc tính của Form trong Access (Form Properties) trong Access
Chọn thẻ Design => Property Sheet
Khi cửa sổ Property Sheet xuất hiện, Access thường sẽ mặc định là "Detail" nên nếu bạn muốn tạo Form, chọn "Form".
Sau khi nhấn Form, bạn sẽ thấy ngay các thuộc tính nào được dùng trong Form.
Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form.
Thuộc tính Record Source (Record Source Property) trong Access
Thuộc tính Record Source (Nguồn ghi) sẽ thiết lập các nguồn dữ liệu cho form của bạn.
Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một form để nhập dữ liệu cho bảng "Sản phẩm" dưới đây, bạn sẽ phải chỉ rõ bảng "Sản phẩm" này là một nguồn ghi. Nghĩa là, nếu bạn thêm 1 nguồn ghi mới trong form của bạn thì Access sẽ chèn thêm 1 bản ghi trong bảng "Sản phẩm", nếu bạn thay đổi bản ghi trong form của bạn thì dữ liệu trong bảng "Sản phẩm" cũng sẽ thay đổi theo.
Thuộc tính Record Source có thể được đặt thành tên bảng, tên truy vấn hay câu lệnh SQL bằng cách bạn nhấn dấu (...) ngay bên phải thuộc tính Record Source.
Thuộc tính chú thích (Caption Property) trong Access
Thuộc tính Caption dùng để đặt nhãn cho form của bạn.
Ví dụ, mình muốn đặt Caption là "Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm", nghĩa là "Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm" chính là thanh tiêu đề form của bạn:
Thanh tiêu đề form thể hiện giá trị mà ta đã đặt trong thuộc tính chú thích.
Thuộc tính Default View trong Access
Thuộc tính tiếp theo mà mình giới thiệu đến các bạn trong Access đó là Default View (Thiết lập dạng hiển thị của form). Trong mục này, bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống gồm 6 dạng của form:
- Single Form
- Continuous Forms
- Datasheet
- PivotTable
- PivotChart
- Split Form
Single Form: hiển thị 1 record tại 1 thời điểm
Ví dụ mình có 1 mẫu form hiển thị 1 record từ bảng "Sản phẩm". Phía cuối form là thanh chọn bản ghi (Record Selectors). Bộ này cho phép bạn điều hướng từ 1 record này đến 1 record khác. Như ví dụ dưới đây là bạn có thể thấy có đến 77 records trong form này.
Xem thêm: Hướng dẫn cách IMPORT dữ liệu ACCESS vào EXCEL chi tiết nhất
Continuous Forms: hiển thị các record liên tiếp nhau
Thanh cuộn ngay bên phải giúp bạn lướt qua các record. Ở cuối phía cuối form, bạn vẫn có thể thấy được thanh chọn record (gồm 77 record).
Datasheet: Hiển thị dữ liệu dạng bảng
Trong dạng xem này, bạn có thể thay đổi kích thước hoặc thậm chí sắp xếp lại vị trí các cột bằng cách highlight hoặc di chuyển các cột sang vị trí khác.
Bạn vẫn có thể dùng thanh cuộn để lướt qua và xem được toàn bộ bản ghi.
Split Form: Phân chia các Record
Dạng này sẽ cho bạn 2 cái nhìn tổng quan về dữ liệu như sau:
- Phần trên cùng của form sẽ hiển thị ở chế độ xem Datasheet View của các record
- Phần dưới cùng sẽ hiển thị 1 record tại 1 thời điểm (như Single Form).
Hai điểm trên đã được đồng bộ hóa nên khi bạn chọn một trường nào đó trong form của bạn thì Access sẽ cho ra trường tương ứng. Dạng này cung cấp cho bạn tất cả các chức năng của Datasheet cũng như Single Form.
Các bước thực hiện và thiết lập ở trên được thực hiện trên Access 2010, nhưng bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Access khác.
Kết luận
Hi vọng bài hướng dẫn của Gitiho có thể giúp các bạn làm việc với Microsoft Access dễ dàng hơn. Để đọc thêm nhiều bài viết hay về các thủ thuật trong Access thì hãy theo dõi Gitiho thường xuyên các bạn nhé. Nếu bạn muốn được học tất tần tật cách sử dụng Access để xây dựng và quản trị dữ liệu thì hãy tham gia vào khóa học dưới đây:
Làm chủ công cụ Microsoft Access từ A-Z
Khóa học sẽ cung cấp cho bạn hệ thống kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về các thành phần của Microsoft Access, cách thao tác với bảng biểu, cách dùng cấu trúc câu Query và cách ứng dụng Excel vào Access. Hoàn thành khóa học, các bạn sẽ hiểu được cấu trúc cơ sở dữ liệu, biết cách chuyển đổi dữ liệu thô thành báo cáo trực quan, biết cách tồng hợp, phân tích và xử lý dữ liệu với Query và sử dụng Form để tạo giao diện nhập liệu.
Khi học tại Gitiho, các bạn sẽ không bị giới hạn thời gian hay số lần học và được giảng viên hỗ trợ nhiệt tình. Mọi thắc mắc của học viên được đặt ra ở mục Hỏi - Đáp dưới mỗi video bài giảng đều sẽ được phản hồi trong vòng 24h. Hãy tham gia ngay để làm chủ phần mềm Access chỉ sau 5 giờ học nhé!
