Được coi là bản dịch chính xác của sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, báo cáo tài chính (BCTC) mang lại cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh và tài chính. Trong bối cảnh kinh tế không ngừng biến động, việc nắm vững cách lập và đọc BCTC là quan trọng để đảm bảo quản lý hiệu quả và đưa ra những quyết định thông minh.
Tuy nhiên, không phải nhà quản trị hay kế toán viên nào cũng có kiến thức hoặc kinh nghiệm để thực hiện công việc này một cách hiệu quả.
Vậy, báo cáo tài chính (BCTC) là gì? Và làm thế nào để lập bảng BCTC cho doanh nghiệp một cách chính xác và hiệu quả? Hãy cùng Base.vn khám phá trong bài viết dưới đây.
1. Báo cáo tài chính là gì?
1.1. Khái niệm
Theo Luật Kế toán sửa đổi năm 2015, “báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.”
Báo cáo tài chính là một tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp hay tổ chức cung cấp để thể hiện và mô tả tình hình tài chính của họ trong một khoảng thời gian nhất định. Hệ thống BCTC của doanh nghiệp gồm:
a) Bảng cân đối kế toán;
b) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh;
c) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ;
d) Bản thuyết minh BCTC
1.2. Mục đích của việc lập BCTC
Theo Điều 97 của Thông tư 200/2014/TT-BTC, mục đích của BCTC là để “cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.”
Cụ thể, BCTC phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:
- Tài sản
- Nợ phải trả
- Vốn chủ sở hữu
- Doanh thu, thu nhập khác, chi phí sản xuất kinh doanh và chi phí khác
- Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh
- Các luồng tiền
Ngoài các thông tin này, doanh nghiệp còn phải cung cấp các thông tin khác trong Bản thuyết minh BCTC, nhằm giải trình thêm về các chỉ tiêu đã phản ánh trên các BCTC tổng hợp và các chính sách kế toán đã áp dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và trình bày BCTC.
1.3. Ý nghĩa của BCTC
Đối với các đối tượng bên trong doanh nghiệp
BCTC giúp ích cho lãnh đạo doanh nghiệp:
- Phục vụ quá trình quản lý và ra quyết định: Dựa vào các chỉ số trong BCTC để đẩy mạnh hoặc xem xét lại chiến lược kinh doanh, tối ưu hoá hiệu suất, cải tiến quy trình,…
- Đánh giá được hiệu suất của các phòng ban và dự án cụ thể, từ đó phát hiện vấn đề sớm và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
BCTC có ảnh hưởng tới nhân viên:
- Giúp hiểu rõ về tình hình tài chính và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp
- Kết quả kinh doanh trong BCTC cũng ảnh hưởng đến chính sách lương, thưởng và chính sách phúc lợi khác, tạo ra ảnh hưởng đối với thu nhập và các quyền lợi của nhân viên.
Đối với bộ phận kế toán, BCTC cũng đóng vai trò quan trọng:
- Là cơ sở dữ liệu chính để thực hiện kiểm toán tài chính
- Giúp nhận biết và điều chỉnh các sai sót trong quá trình làm việc.
Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp
BCTC giúp nhà đầu tư:
- Đánh giá hiệu suất tài chính và khả năng đối mặt với thách thức tài chính của doanh nghiệp, xác định mức độ ổn định của đầu tư
- Đưa ra quyết định về đầu tư mới, duy trì đầu tư hiện tại, hoặc rút lui
- Theo dõi giá trị thị trường của đầu tư.
BCTC cũng cần thiết đối với các cơ quan quản lý Nhà nước:
- Cơ quan thuế: Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và chấp hành luật thuế của doanh nghiệp
- Cơ quan tài chính: Kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng vốn, quản lý vốn và việc chấp hành chính sách quản lý tài chính nói chung của doanh nghiệp
- Cơ quan quản lý đăng ký kinh doanh (Sở kế hoạch, Bộ Kế hoạch và Đầu tư): Kiểm tra tình hình thực hiện giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
- Cơ quan thống kê: Tổng hợp số liệu báo cáo mức tăng trưởng kinh tế của Quốc gia, xác định GDP,… để cung cấp thông tin cho Chính phủ.
2. Phân loại BCTC
2.1. BCTC hợp nhất và BCTC riêng lẻ
Đối với một công ty không sở hữu bất kỳ công ty con nào, chỉ có duy nhất 1 loại BCTC riêng lẻ (Separate Financial Statements). Thông tin tài chính từ báo cáo này giúp các bên liên quan đánh giá khả năng thanh toán, hiệu suất tài chính và giá trị của doanh nghiệp.
Còn đối với các tập đoàn và doanh nghiệp mẹ có ít nhất 1 công ty con, bên cạnh BCTC riêng lẻ, cần làm thêm BCTC hợp nhất (Consolidated Financial Statements). Báo cáo này sẽ bao gồm thông tin tài chính của cả tập đoàn, kết hợp các dữ liệu từ doanh nghiệp mẹ và các công ty con thành một thể thống nhất. Mục đích chính là để giúp nhà đầu tư và các bên liên quan đánh giá tình hình tài chính của tập đoàn, thay vì chỉ tập trung vào một công ty con cụ thể, từ đó giúp họ hiểu rõ rủi ro và cơ hội từ toàn bộ cấu trúc tổ chức.
Tóm lại:Đối với một công ty không sở hữu bất kỳ công ty con nào, chỉ có duy nhất 1 loại BCTC. Đối với một công ty sở hữu từ 1 công ty con trở lên, sẽ có cả 2 loại BCTC riêng lẻ và hợp nhất.
2.2. BCTC năm, BCTC giữa niên độ và theo kỳ lập khác
BCTC năm được lập mỗi năm một lần, thường vào cuối năm tài chính* của doanh nghiệp; nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất tài chính và tình hình tài chính của doanh nghiệp trong khoảng thời gian đó, giúp nhà đầu tư và các bên liên quan đánh giá kết quả kinh doanh và đưa ra quyết định chiến lược.
*Năm tài chính có độ dài bằng với một năm dương lịch là 12 tháng, được doanh nghiệp lựa chọn để tính toán và thống kê công tác tài chính, tiền tệ của tổ chức, quốc gia. Thời điểm bắt đầu và kết thúc của năm tài chính không nhất thiết phải trùng khớp với năm dương lịch thông thường.
BCTC giữa niên độ thì được lập theo tháng, quý hoặc bán niên, nhằm cập nhật kịp thời và đáng tin cậy diễn biến tài chính của doanh nghiệp trong kỳ kế toán giữa niên độ, cho phép các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người sử dụng khác hiểu rõ hơn về khả năng tạo ra các nguồn thu, các luồng tiền, về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lập BCTC theo kỳ kế toán khác (như tuần, tháng, 6 tháng, 9 tháng…) theo yêu cầu của pháp luật, của công ty mẹ hoặc của chủ sở hữu; hoặc vào thời điểm đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản,…
3. BCTC bao gồm những gì? Ví dụ về một bộ BCTC đầy đủ
3.1. Các nội dung cần có trong BCTC doanh nghiệp
a. Bảng cân đối kế toán (Balance sheet)
Bảng cân đối kế toán cung cấp cái nhìn tổng quan về những gì doanh nghiệp sở hữu và nợ, cũng như số tiền đầu tư của các cổ đông, thể hiện sự cân đối giữa tổng cộng tài sản và tổng cộng nguồn vốn của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Tài sản: Dựa trên khả năng chuyển đổi - là khả năng một tài sản có thể chuyển đổi thành tiền mặt, tài sản được chia thành hai loại:
- Tài sản ngắn hạn: Bao gồm các tài sản có khả năng chuyển đổi nhanh chóng trong vòng một năm như tiền và các khoản tương đương tiền, khoản đầu tư ngắn hạn, công nợ ngắn hạn, hàng tồn kho.
- Tài sản dài hạn: Bao gồm các tài sản mà dự kiến sẽ được sử dụng trong giai đoạn dài hạn mà không dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
Nguồn vốn:
- Nợ phải trả: Đại diện cho các khoản phải trả của công ty đến các bên thứ ba, cũng được phân thành 2 loại dựa trên thời hạn thanh toán là nợ ngắn hạn (các khoản phải trả trong vòng một năm) và nợ dài hạn (các khoản phải trả sau hơn một năm).
- Vốn chủ sở hữu: Là số tiền chủ sở hữu đã đầu tư vào doanh nghiệp, bao gồm vốn cổ phần và lợi nhuận giữ lại.
Bảng cân đối kế toán tuân theo phương trình kế toán:TỔNG TÀI SẢN = TỔNG NGUỒN VỐNChi tiết hơn:Tài sản ngắn hạn + Tài sản dài hạn = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Sự cân đối này đúng với mọi loại hình doanh nghiệp, thuộc mọi quy mô và lĩnh vực ngành nghề; giúp người đọc BCTC hiểu về nguồn gốc và cách doanh nghiệp sử dụng tài sản và vốn để thực hiện các hoạt động kinh doanh của mình.
b. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Profit and loss statement - P&L)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, còn được gọi là Báo cáo lãi lỗ, phản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kết quả từ hoạt động kinh doanh chính, các hoạt động tài chính và hoạt động khác của doanh nghiệp.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là công cụ quan trọng giúp nhà đầu tư, cổ đông và các bên liên quan khác nắm bắt được kết quả kinh doanh (lãi/ lỗ) trong kỳ báo cáo, đồng thời dự báo được xu hướng tương lai để đưa ra những điều chỉnh kịp thời.
Một bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thường có các phần sau:
Doanh thu, chi phí hoạt động kinh doanh trong kỳ:
- Doanh thu bao gồm: Doanh thu bán hàng hoá dịch vụ, doanh thu tài chính, các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ
- Chi phí bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí quản lý, chi phí bán hàng trong kỳ
Thu nhập và chi phí của những hoạt động khác: bao gồm những khoản thu và chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh trong kỳ
Lợi nhuận:
- Lợi nhuận gộp: Phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng hoá, dịch vụ với giá vốn hàng bán phát sinh
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: Phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu hoạt động tài chính và các loại chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh
- Lợi nhuận khác: Phản ánh số chênh lệch giữa thu nhập khác (sau khi đã trừ thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp) với chi phí khác phát sinh
- Lợi nhuận trước thuế: Phản ánh tổng số lợi nhuận kế toán, là kết quả của việc trừ các chi phí tài chính từ lợi nhuận hoạt động.
- Lợi nhuận sau thuế: Là mức lợi nhuận thuần (hoặc lỗ) cuối cùng của doanh nghiệp sau khi trừ đi chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
Nguyên tắc cơ bản của Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:LỢI NHUẬN = DOANH THU - CHI PHÍ
c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash flow statement)
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giúp doanh nghiệp và nhà đầu tư hiểu rõ hơn về nguồn gốc và cách sử dụng tiền mặt trong các hoạt động khác nhau. Nó cung cấp cái nhìn chi tiết về việc doanh nghiệp tạo ra tiền từ nơi đâu và chi tiêu tiền vào những gì.
- Hoạt động kinh doanh: Bao gồm các dòng tiền mặt từ hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp, như doanh thu bán hàng, chi phí sản xuất, lợi nhuận hoạt động, và các khoản chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày.
- Hoạt động đầu tư: Bao gồm các dòng tiền mặt từ hoạt động đầu tư của doanh nghiệp, như mua sắm tài sản cố định, đầu tư tài chính, và các khoản thu nhập từ các giao dịch đầu tư.
- Hoạt động tài chính: Bao gồm các dòng tiền mặt từ hoạt động tài chính, như phát hành cổ phiếu mới, trả cổ tức, trả nợ, mua lại cổ phiếu, và các giao dịch tài chính khác.
d. Báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu (Statement of changes in equity)
Vốn chủ sở hữu đại diện cho số lượng và giá trị tài sản mà các chủ sở hữu đầu tư vào doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần cung cấp báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu khi có bất kỳ thay đổi nào về cơ cấu vốn chủ sở hữu của mình, đặc biệt là trong các hoạt động như phát hành cổ phiếu mới, mua lại cổ phiếu, hoặc phân phối lợi nhuận.
Các thông tin về chủ sở hữu và số lượng cổ phiếu, cổ tức, quyền lợi liên quan đều được cung cấp,… sẽ giúp cổ đông và các bên liên quan khác có cái nhìn rõ ràng về cấu trúc quản lý và quyền lợi của họ.
e. Bản thuyết minh BCTC
Bản thuyết minh BCTC không chỉ là một phần của yếu tố bổ sung, mà còn là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp cung cấp thông tin chi tiết và giải thích một cách rõ ràng về các báo cáo thành phần trong bộ BCTC.
Thông qua bản thuyết minh, doanh nghiệp có cơ hội giải thích và làm rõ các quyết định quan trọng, phương pháp tính toán, chính sách kế toán, và các sự kiện khác có ảnh hưởng đến tài chính của họ.
Ngoài ra, bản thuyết minh BCTC cũng cung cấp thông tin về các nguyên tắc kế toán được sử dụng, các ước tính và giả định quan trọng, và bất kỳ rủi ro nào có thể ảnh hưởng đến sự phân tích và đánh giá của người đọc về tình hình tài chính doanh nghiệp.
Tổng kết so sánh 3 nội dung chính trong bộ BTCT
Báo cáo kết quả kinh doanh minh họa lợi nhuận của một công ty theo các quy tắc kế toán dồn tích. Bảng cân đối kế toán cho thấy tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty tại một thời điểm cụ thể. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho thấy dòng tiền vào ra từ hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài chính. Đây là 3 báo cáo thành phần nòng cốt trong bộ BCTC của một doanh nghiệp, có mối liên hệ phức tạp với nhau.
So sánh 3 nội dung trong bộ BCTC
3.2. Ví dụ về bộ BCTC của CTCP Bóng đèn phích nước Rạng Đông
Các công ty lớn thường công khai BCTC để cung cấp thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của họ cho cổ đông, nhà đầu tư và công chúng. Việc này giúp tăng tính minh bạch và độ tin cậy trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán thường phải tuân thủ các quy định về công bố thông tin tài chính theo yêu cầu của cơ quan quản lý chứng khoán.
Lấy ví dụ, thông qua một thư mục riêng trên website chính thức, dễ dàng xem và tải xuống Bộ BCTC của CTCP Bóng đèn phích nước Rạng Đông.
4. Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng BCTC
Dưới đây là hướng dẫn các bước lập báo cáo tài chính mà doanh nghiệp, đặc biệt là phòng ban kế toán có thể tham khảo.
Bước 1: Thu thập dữ liệu tài chính
Trước tiên, doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả dữ liệu tài chính có liên quan bao gồm hóa đơn bán hàng, biên lai, báo cáo ngân hàng và báo cáo chi phí. Chứng từ kế toán là tài liệu phản ánh các hoạt động đó, bao gồm hóa đơn đầu ra, đầu vào, sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ tiền mặt, bảng chấm công, bảng lương, biên lai nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ tài chính, các sản phẩm,… cũng cần thiết tại bước này.
Các bộ phận liên quan như kế toán, tài chính, quản lý và kiểm toán sẽ cần hợp tác chặt chẽ để đảm bảo rằng mọi dữ liệu tài chính được thu thập và xử lý một cách hiệu quả và chính xác.
Quá trình này nghe có vẻ khó khăn, bởi dường như doanh nghiệp phải lục lọi hàng “núi” biên lai hoặc nhập dữ liệu từ các báo cáo chi phí theo cách thủ công. Để giải quyết vấn đề, doanh nghiệp có thể tận dụng chức năng tự động hóa ghi nhận dữ liệu của các phần mềm quản trị tài chính - kế toán để tăng năng suất và giảm thiểu sai sót.
Bước 2: Phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán
Khi chứng từ kế toán đã được thu thập, doanh nghiệp cần sắp xếp và lưu trữ chúng, phân chia thành các danh mục như doanh thu, chi phí, tài sản và nợ phải trả.
Dữ liệu có thể được phân loại theo thời gian như theo quý, năm tài chính, hoặc các chu kỳ tài chính khác. Các doanh nghiệp có nhiều đơn vị kinh doanh có thể lựa chọn phân loại và sắp xếp theo từng đơn vị.
Việc sắp xếp các chứng từ kế toán cần được thống nhất xuyên suốt cả năm tài chính, một cách khoa học theo trình tự thời gian hoặc theo danh mục thuế. Điều này sẽ giúp kế toán viên dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra, so sánh, phục vụ cho mục đích ghi chép, hạch toán và lập BCTC.
Lấy ví dụ, chứng từ kế toán có thể được sắp xếp như sau:
- Chứng từ mua hàng: hóa đơn đầu vào, biên lai kho, phiếu kế toán
- Chứng từ bán hàng: hoá đơn đầu ra, phiếu xuất kho, phiếu kế toán
- Chứng từ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹ tiền mặt
- Chứng từ ngân hàng: sổ phụ ngân hàng, lệnh thanh toán, giấy báo có
- Các tài liệu khác: bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ tài sản,…
Ngoài các tài liệu bắt buộc theo quy định của pháp luật, các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán của doanh nghiệp còn có thể bao gồm:
- Chứng từ nội bộ: bảng yêu cầu mua hàng, bảng yêu cầu xuất kho, bảng thanh toán lương,…
- Các tài liệu khác: hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu,…
Bước 3: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân loại theo tháng/quý
Doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán các giao dịch và sự kiện kinh tế có ảnh hưởng đến tài chính của doanh nghiệp vào hệ thống kế toán. Điều này bao gồm việc xác định các tài khoản phù hợp và thực hiện các bút toán tương ứng để ghi nhận các khoản thu nhập và chi phí.
Lưu ý rằng sau khi hạch toán, doanh nghiệp cần kiểm tra tính chính xác của các thông tin này dựa trên những chứng từ đã sắp xếp trước đó. Nếu cần thiết, kế toán viên sẽ cần thực hiện điều chỉnh số liệu để đảm bảo rằng chúng phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
Sau khi hạch toán, các doanh nghiệp sẽ phân loại nghiệp vụ phát sinh theo tháng hoặc quý, nhằm lập ra các BCTC tạm thời trong mỗi tháng hoặc quý đó.
Bước 4: Thực hiện bút toán tổng hợp, kết chuyển doanh thu
Dựa trên thông tin tổng hợp từ các BCTC tạm thời, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán tổng hợp để điều chỉnh số liệu tài chính theo các nguyên tắc và quy định kế toán. Sau đó là bước kết chuyển doanh thu từ BCTC tạm thời sang BCTC cuối kỳ để thể hiện doanh thu thực tế của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, và là bước quan trọng để hoàn thiện quy trình lập BCTC.
Bước 5: Lập BCTC
Cách soạn thảo Bảng cân đối kế toán
1. Liệt kê tổng tài sản: Liệt kê theo thứ tự lần lượt từ tài sản ngắn hạn tới tài sản dài hạn. Đối với tài sản ngắn hạn, giá trị thường khá dễ xác định. Đối với tài sản dài hạn, doanh nghiệp có thể cần kiểm tra tờ khai thuế cuối cùng, vì giá trị của chúng giảm dần hàng năm theo khấu hao.
2. Liệt kê các khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu: Giống như tài sản, nợ phải trả cũng được chia thành nợ ngắn hạn và nợ dài hạn, được liệt kê theo thứ tự lần lượt. Thông tin về vốn chủ sở hữu có thể được lấy từ Báo cáo kết quả kinh doanh.
3. Cân đối sổ sách: Tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp phải bằng tổng giá trị nợ phải trả cộng vốn chủ sở hữu của tổ chức. Nếu cả hai không cân bằng, các giá trị đã được nhập trước đó chắc hẳn đã có lỗi. Đôi khi, nếu tất cả các giá trị khác đều chính xác mà hai bên vẫn chưa cân bằng, doanh nghiệp có thể cần phải điều chỉnh vốn chủ sở hữu.
Cách soạn thảo Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
1. Xác định doanh thu: Là tất cả số tiền thu được từ việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ, khoản đầu tư hoặc các khoản khác mà công ty kiếm được.
2. Xác định giá vốn hàng bán: Là tổng chi phí liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ đã bán, bao gồm nhân công, vật liệu và mọi chi phí chung cho việc sản xuất hàng hóa.
3. Tính lợi nhuận gộp: Bằng cách lấy tổng doanh thu trừ đi giá vốn trực tiếp của hàng hóa hoặc dịch vụ. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp có 20.000 USD doanh thu trong kỳ và 5.000 USD chi phí thì lợi nhuận gộp sẽ là 15.000 USD.
4. Liệt kê các khoản chi phí: Chi phí hoạt động chung bao gồm tiền lương nhân viên, tiền thuê nhà hoặc tiền thế chấp, vật tư văn phòng, chi phí vận chuyển và tiếp thị. Khấu hao tài sản cố định, chẳng hạn như thiết bị, cũng được tính vào chi phí trong kỳ.
5. Tính lợi nhuận ròng: Lấy lợi nhuận gộp trừ đi tổng chi phí vừa được vạch ra.
Cách soạn thảo Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
1. Xác định số dư tiền mặt đầu kỳ: Thông thường, con số này được lấy từ BCTC kỳ trước đó. Nếu đây là báo cáo đầu tiên, doanh nghiệp sẽ phải tính tổng số tiền mặt hiện có. Lưu ý rằng “tiền mặt” không chỉ bao gồm tiền tệ, mà còn bao gồm bất kỳ thứ gì có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng chưa đầy một năm (được gọi là “các khoản tương đương tiền”) như giá trị của tài khoản tiết kiệm, quỹ thị trường tiền tệ mà doanh nghiệp sở hữu.
2. Liệt kê lợi nhuận ròng từ báo cáo kết quả kinh doanh
3. Nhóm dòng tiền thành 3 loại hoạt động vận hành, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính, từ đó có thể liệt kê trực tiếp các dòng tiền cụ thể trong từng danh mục.
4. Điều chỉnh lợi nhuận ròng để xác định dòng tiền thuần do hoạt động kinh doanh mang lại. Lưu ý rằng khấu hao của tài sản dài hạn, thuế hoặc tiền lương còn nợ nhưng chưa được thanh toán cũng sẽ được tính vào số dư tiền mặt.
5. Lặp lại quy trình tương tự cho các hoạt động đầu tư và tài chính. Các giao dịch mua hàng sẽ được khấu trừ khỏi số dư tiền mặt, trong khi các giao dịch mua hàng sẽ được cộng vào.
6. Tính số dư tiền mặt cuối kỳ: Lấy số dòng tiền thuần của từng loại chi phí trên cộng với số dư tiền mặt đầu kỳ.
Bước 6: Xem xét và đối chiếu tất cả dữ liệu
Doanh nghiệp cần xem lại mọi mục đã nhập và đối chiếu tất cả dữ liệu, hồ sơ để khớp với bảng sao kê ngân hàng và các tài liệu bên ngoài khác, đồng thời kiểm tra kỹ tính chính xác của các phép cộng trừ. Bước này giúp ngăn ngừa những sai lầm không đáng có, và cả những sai lầm nghiêm trọng có thể gây hiểu lầm về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần so sánh dữ liệu tài chính với các kỳ trước đó và so sánh với mục tiêu dự kiến, nhằm đưa ra nhận định về hiệu suất và sự tiến triển của doanh nghiệp.
Bước 7: Hoàn thiện báo cáo
Tùy thuộc vào tính chất và quy mô doanh nghiệp, bước này có thể liên quan đến việc kiểm toán hoặc xem xét lại lần cuối bởi các kế toán viên bên ngoài, nhằm đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định có liên quan.
Hãy nhớ rằng bộ BCTC giống như một tấm gương phản ánh “tầm vóc” tài chính của doanh nghiệp với các bên liên quan, giúp đảm bảo các khoản vay, thu hút các nhà đầu tư và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Bởi vậy, cần đảm bảo tính chính xác và đầy đủ nhất có thể.
5. Các lưu ý quan trọng khi lập và nộp BCTC
5.1. Đối tượng doanh nghiệp nào cần lập BCTC?
Điều 99 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định Báo cáo tài chính năm được áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế.
Tuy nhiên, căn cứ tại các điều khoản Luật Kế toán năm 2015, Nghị định 126/2020/NĐ-CP, Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 132/2018/TT-BTC thì có duy nhất 3 trường hợp dưới đây không phải lập báo cáo tài chính của năm:
Trường hợp 1: Doanh nghiệp siêu nhỏ nộp thuế TNDN tính theo tỷ lệ % trên doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp được gộp kỳ kế toán thì không cần nộp Báo cáo tài chính của năm đầu tiên (đối với doanh nghiệp mới thành lập)/năm trước đó (đối với doanh nghiệp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu, hợp nhất, sáp nhập, chia, tách, giải thể, phá sản).
Trường hợp 3: Nếu doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động kinh doanh trọn năm dương lịch thì không phải thực hiện nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm
Ngoài 3 trường hợp này, doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và nộp BCTC kể cả không phát sinh doanh thu, chi phí. Bởi vậy, doanh nghiệp cần lưu ý để tránh bị sai phạm và vướng vào những rủi ro pháp lý không đáng có.
5.2. Yêu cầu đối với thông tin trình bày trong Báo cáo tài chính
Căn cứ theo quy định tại Điều 101 Thông tư 200/2014/TT-BTC, yêu cầu đối với thông tin trình bày trong BCTC được quy định như sau:
- Thông tin trình bày trên BCTC phải phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự trung thực, thông tin phải có 3 tính chất là đầy đủ, khách quan, không có sai sót. Không sai sót có nghĩa là không có sự bỏ sót trong việc mô tả hiện tượng và không có sai sót trong quá trình cung cấp các thông tin báo cáo được lựa chọn và áp dụng.
- Thông tin tài chính phải thích hợp để giúp người sử dụng BCTC dự đoán, phân tích và đưa ra các quyết định kinh tế.
- Thông tin tài chính phải được trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu.
- Thông tin phải đảm bảo có thể kiểm chứng, kịp thời và dễ hiểu.
- Thông tin tài chính phải được trình bày nhất quán và có thể so sánh giữa các kỳ kế toán; so sánh được giữa các doanh nghiệp với nhau.
5.3. Nguyên tắc thiết lập và trình bày BCTC
BCTC được phát hành và công bố theo định kỳ đã quy định. Căn cứ theo quy định tại Điều 102 Thông tư 200/2014/TT-BTC, nguyên tắc lập và trình bày BCTC của doanh nghiệp đáp ứng giả định hoạt động liên tục được quy định như sau:
- Việc lập và trình bày BCTC phải tuân thủ các quy định tại Chuẩn mực kế toán “Trình bày BCTC” và các chuẩn mực kế toán khác có liên quan. Các thông tin trọng yếu phải được giải trình để giúp người đọc hiểu đúng thực trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Tài sản không được ghi nhận cao hơn giá trị có thể thu hồi; Nợ phải trả không được ghi nhận thấp hơn nghĩa vụ phải thanh toán.
- Phân loại tài sản và nợ phải trả: Tài sản và nợ phải trả trên Bảng cân đối kế toán phải được trình bày thành ngắn hạn và dài hạn; Trong từng phần ngắn hạn và dài hạn, các chỉ tiêu được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần.
- Các khoản mục doanh thu, thu nhập, chi phí phải được trình bày theo nguyên tắc phù hợp và đảm bảo nguyên tắc thận trọng. Các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí của các kỳ trước có sai sót làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền phải được điều chỉnh hồi tố, không điều chỉnh vào kỳ báo cáo.
Ngoài ra:
- Khi lập BCTC tổng hợp giữa doanh nghiệp và các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc, số dư các khoản mục nội bộ của Bảng cân đối kế toán, các khoản doanh thu, chi phí, lãi, lỗ được coi là chưa thực hiện phát sinh từ các giao dịch nội bộ đều phải được loại trừ.
- Việc ký BCTC phải thực hiện theo Luật kế toán 2015. Đối với đơn vị không tự lập BCTC mà thuê dịch vụ kế toán lập BCTC, người hành nghề thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người hành nghề cá nhân phải ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề.
5.4. Thời hạn nộp BCTC
Căn cứ theo quy định tại Điều 109 Thông tư 200/2014/TT-BTC, thời hạn nộp BCTC của doanh nghiệp như sau:
Đối với doanh nghiệp nhà nước
Thời hạn nộp BCTC quý:
- Đơn vị kế toán phải nộp BCTC quý chậm nhất là 20 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý; Đối với công ty mẹ, Tổng công ty Nhà nước chậm nhất là 45 ngày;
- Đơn vị kế toán trực thuộc doanh nghiệp, Tổng công ty Nhà nước nộp BCTC quý cho công ty mẹ, Tổng công ty theo thời hạn do công ty mẹ, Tổng công ty quy định.
Thời hạn nộp BCTC năm:
- Đơn vị kế toán phải nộp BCTC năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; Đối với công ty mẹ, Tổng công ty nhà nước chậm nhất là 90 ngày;
- Đơn vị kế toán trực thuộc Tổng công ty nhà nước nộp BCTC năm cho công ty mẹ, Tổng công ty theo thời hạn do công ty mẹ, Tổng công ty quy định.
Đối với các loại doanh nghiệp khác
Đơn vị kế toán là doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh phải nộp BCTC năm chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm; đối với các đơn vị kế toán khác, thời hạn nộp BCTC năm chậm nhất là 90 ngày.
Đơn vị kế toán trực thuộc nộp BCTC năm cho đơn vị kế toán cấp trên theo thời hạn do đơn vị kế toán cấp trên quy định.
5.5. Xử phạt khi vi phạm quy định về lập và trình bày BCTC
Theo Điều 6 của Nghị định 41/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập và trình bày BCTC theo quy định của pháp luật, các quy chuẩn kế toán và quy định của cơ quan quản lý tài chính.
Theo Điều 15 của Nghị định, các hành vi vi phạm về lập, trình bày BCTC có thể bị xử phạt bằng tiền, tùy thuộc vào mức độ vi phạm và nghiêm trọng của hành vi.
Lỗi vi phạm “Nộp báo cáo tài chính cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền chậm dưới 03 tháng so với thời hạn quy định”, doanh nghiệp có thể chịu mức phạt từ 5-10 triệu đồng.
Lập báo cáo tài chính không đầy đủ nội dung hoặc không đúng biểu mẫu theo quy định; Báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán hay công khai báo cáo tài chính không đầy đủ nội dung theo quy định có thể bị phạt 10-20 triệu đồng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo mức phạt tiền cụ thể được quy định trong thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định này để đưa ra những biện pháp đề phòng và tuân thủ đúng đắn, kịp thời.
6. Ứng dụng phần mềm quản trị tài chính trong lập BCTC năm 2024
6.1. Các sai sót thường gặp khi lập BCTC
Sai sót trong phân loại tài sản và nợ phải trả
Bảng cân đối kế toán là báo cáo quan trọng nhất vì nó cho biết tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đôi khi doanh nghiệp có thể sai sót trong liệt kê tài sản và nợ phải trả, điển hình là khi xác định xem một tài sản nên được ghi nhận là tài sản ngắn hạn hay dài hạn.
Sai sót trong tính toán kết quả kinh doanh
Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, một phép tính toán nhầm lẫn có thể làm sai lệch giá vốn hàng bán, lợi nhuận ròng và lợi nhuận gộp. Hơn nữa, điều quan trọng là phải cập nhật báo cáo thu nhập và chi tiêu. Bất kỳ sai sót nào trong bảng này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo lãi lỗ của bạn, dẫn đến đánh giá thấp hoặc phóng đại lãi hoặc lỗ.
Sai sót trong ghi nhận lưu chuyển tiền tệ
Một số lỗi phổ biến khi lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ là phóng đại dòng tiền hoạt động, gộp lẫn các khoản thanh toán không dùng tiền mặt, bù trừ các giao dịch, sai sót về ngoại tệ và sai sót trong việc xác định thế nào là “tiền mặt” hoặc “tương đương tiền”.
Sai sót khi nhập dữ liệu
Lỗi nhập dữ liệu xảy ra trong quá trình đưa dữ liệu từ các chứng từ tài chính vào cơ sở dữ liệu tài chính. Lỗi này có thể bắt nguồn từ các nhầm lẫn trong sổ sách kế toán, chẳng hạn như 27 bị viết ngược thành 72. Hoặc trong nhiều trường hợp, nguyên nhân là do một vài giao dịch bị ghi chép thiếu.
Sai sót khi quản lý hàng tồn kho
Một điều quan trọng là phải tính toán và ghi nhận chính xác số lượng hàng tồn đang nằm trong kho, cũng như số lượng hàng tồn kho đang được vận chuyển, và cả hàng tồn kho do được trả lại. Trên thực tế, nhiều loại hàng tồn kho khác nhau thường khiến doanh nghiệp khó theo dõi và quản lý.
6.2. Các khó khăn trong cách lập BCTC thủ công
Luôn có nguy cơ sai sót và gian lận
Bất cứ hoạt động nào được thực hiện thủ công bởi con người đều tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Trong quá trình lập BCTC, có rất nhiều dữ liệu nằm rải rác trên nhiều bộ hồ sơ giấy tờ khác nhau, cần xử lý qua nhiều quy trình khác nhau, khiến sai sót gần như là không thể tránh khỏi.
Ở các doanh nghiệp nhỏ, nơi nhân viên chưa có nhận thức và được đào tạo đầy đủ về các khía cạnh nghiêm ngặt của sổ sách kế toán, việc ghi nhận đúng BCTC càng khó khăn hơn. Thậm chí nhân viên có thể nghĩ ra các cách gian lận để giữ sổ sách được cân bằng, nhưng lại khiến cho số liệu trên BCTC và thực tế của doanh nghiệp không trùng khớp.
Tốn nhiều thời gian và công sức
Làm BCTC thủ công đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư đáng kể thời gian và công sức. Bất kể tại bước nào như thu thập dữ liệu, nhập liệu, tính toán và soát xét toàn bộ các số liệu tài chính đều có thể gây ra áp lực và căng thẳng cho nhân viên. Việc dò tìm và sửa chữa sai sót - không chỉ một mà có thể là nhiều lần - cũng là một bài toán nan giải.
Khó khăn trong phân tích dữ liệu
BCTC được lập theo cách thủ công thường không liên kết được dữ liệu ở các chu kỳ tài chính khác nhau, và cũng không được hỗ trợ bởi các công cụ phân tích tự động.
Do đó, việc so sánh các chỉ số tài chính trong quá khứ - hiện tại - tương lai và đưa ra những phân tích báo cáo tài chính chi tiết luôn là bài toán phức tạp và khó khăn. Doanh nghiệp cũng không thể đưa ra các dự báo xác thực và uy tín, điển hình là về dòng tiền - vốn được coi là huyết mạch cho tình trạng hoạt động của doanh nghiệp.
Khó khăn trong cập nhật thay đổi
Khi có thay đổi trong hoạt động kinh doanh hoặc các quy định kế toán, việc cập nhật BCTC thủ công có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Điều này có thể dẫn đến việc báo cáo không được cập nhật đúng thời gian, gây ra sự không chính xác và thiếu tin cậy.
Khó khăn trong chia sẻ thông tin
Khi làm BCTC thủ công, việc chia sẻ thông tin từ doanh nghiệp với các bên liên quan như cổ đông, ngân hàng hoặc cơ quan quản lý có thể gặp khó khăn. Việc sao chép, gửi đi và bảo mật thông tin tài chính có thể là một quá trình mất thời gian nhưng lại không mang lại hiệu quả.
6.3. Lập BCTC hiệu quả hơn với bộ giải pháp quản trị tài chính Base Finance+
Cho dù là một doanh nghiệp quy mô nhỏ hay một tập đoàn lớn, nhà quản trị đều không thể thực hiện phân tích, dự báo hoặc ra quyết định chính xác và thông minh với bộ BCTC đầy rẫy sai sót. Đó là “hiệu ứng quả cầu tuyết” có thể đánh sập cả một tổ chức đang phát triển mạnh.
Để tối ưu hoá quá trình lập BCTC, doanh nghiệp có thể tham khảo Base Finance+ - Bộ giải pháp quản trị tài chính toàn diện 4.0 - với hàng loạt tính năng mạnh mẽ:
Tập trung các chỉ tiêu tài chính tại cùng một nơi
Base Finance+ cho phép nhập liệu từ file Excel và tích hợp với các nguồn dữ liệu trực tuyến, nhằm kết nối và tập trung tất cả các dữ liệu tài chính quan trọng của doanh nghiệp về cùng một nơi.
Các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, công nợ, dòng tiền,… được hiển thị trực quan, giúp nhà quản trị nhanh chóng nắm bắt bức tranh tài chính tổng quan của doanh nghiệp.
Tự động ghi nhận dữ liệu
Base Finance+ có khả năng tự động hoá quy trình nhập liệu cho doanh nghiệp, có nghĩa là mỗi khi dữ liệu tài chính có biến động hoặc phát sinh thêm, hệ thống sẽ tự động cập nhật ngay lập tức (real-time).
Từ các dữ liệu nhỏ lẻ như biến động số dư tài khoản tiền mặt hoặc tình trạng thanh toán đơn hàng, tất cả đều được ghi nhận tự động. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc loại bỏ các nguy cơ sai sót do lỗi nhập liệu hoặc gian lận, và cũng giúp nhà quản trị có thể đánh giá vấn đề và ra quyết định tại mọi thời điểm.
Tự động tính toán dữ liệu
Không chỉ ghi nhận và lưu trữ dữ liệu, Base Finance+ còn hỗ trợ tính toán tự động các chỉ tiêu tài chính: cộng tổng các khoản doanh thu trong kỳ, cộng tổng các khoản chi phí từ nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, tính toán công nợ phải thu, tính toán lợi nhuận,…
Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu đáng kể các tác vụ tính toán thủ công, đồng thời tăng tính chính xác và hiệu quả trong việc lập BCTC nói riêng và quản trị tài chính nói chung.
Hệ thống dashboard tài chính trực quan
Không dừng lại ở tính toán con số, Base Finance+ còn có khả năng trực quan hóa dữ liệu tài chính thành các dashboard trực quan, dễ hiểu, trùng khớp với tư duy trong lập BCTC. Ví dụ như biểu đồ tròn thể hiện giá trị chính xác và tỷ lệ phần trăm của các loại doanh thu, hoặc biểu đồ dòng chảy thể hiện cơ cấu sử dụng dòng tiền vào/ ra của doanh nghiệp.
Nhìn vào các dashboard này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hình dung ra BCTC sơ bộ sẽ thể hiện được điều gì, cũng như có thể đối chiếu với bản BCTC sau cùng để kiểm tra tính chính xác.
7. Kết luận
Mặc dù đòi hỏi khá nhiều về kiến thức chính xác, kinh nghiệm dày dặn và cách thức sử dụng công cụ hỗ trợ thông minh, việc lập BCTC vẫn luôn là một hoạt động quan trọng để đánh giá sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, đồng thời định hướng cho các chiến lược phát triển mới.
Hy vọng rằng thông qua bài viết này, doanh nghiệp đã có được cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của BCTC và quy trình lập bảng BCTC, từ đó tự tin để bắt tay vào thực hiện từng bước.
Chúc các doanh nghiệp thành công!
