Kỹ năng viết báo cáo và những lưu ý để viết chuyên nghiệp hơn

Kỹ năng viết báo cáo không chỉ là một yếu tố cần thiết trong môi trường học thuật, nghiên cứu khoa học, mà còn là một công cụ không thể thiếu trong công việc. Việc sở hữu kỹ năng này không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách chính xác, rõ ràng và có cấu trúc, mà còn tăng cường khả năng phân tích, đánh giá và đưa ra quyết định. Cùng Tancatìm hiểu cách tiếp cận hiệu quả và các bước thực hành cụ thể nâng cao kỹ năng viết báo cáo qua bài viết sau.

Báo cáo là gì?

Báo cáo là một hình thức trình bày thông tin, dữ liệu, kết quả nghiên cứu, phân tích hoặc đánh giá về một vấn đề cụ thể, nhằm mục đích thông báo, giải trình, hướng dẫn, hoặc đưa ra các quyết định.

Báo cáo có thể được thực hiện trong nhiều lĩnh vực công việc khác nhau như kinh tế, khoa học, công nghệ, y tế, chính trị, giáo dục, công nghệ, Tư pháp hình sự,…

Ngoài ra, một số nơi còn có vị trí công việc chuyên biệt được gọi là báo cáo viên, những người phụ trách hầu hết các báo cáo cơ bản trong công ty.

Xem thêm:

• Reskilling là gì? Xu hướng thiết yếu của nhân sự
• Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin mà bạn nên học
• Empath là gì? Khả năng thấu hiểu cảm xúc

Tầm quan trọng của báo cáo

• Cung cấp thông tin đáng tin cậy: Báo cáo thường được chuẩn bị dựa trên nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng, do đó chúng cung cấp một nguồn thông tin đáng tin cậy cho người đọc.
• Hỗ trợ quyết định: Thông tin và phân tích trong báo cáo có thể giúp các nhà quản lý, quyết định gia, hoặc các bên liên quan đưa ra các quyết định thông thoáng và có cơ sở.
• Ghi chép và lưu trữ dữ liệu: Báo cáo giúp lưu giữ các dữ liệu và thông tin quan trọng theo thời gian, tạo điều kiện cho việc tham khảo và phân tích trong tương lai.
• Phản ánh tình hình hiện tại: Đối với doanh nghiệp và các tổ chức, báo cáo tài chính và báo cáo hoạt động có thể cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh hoặc hoạt động của tổ chức tại một thời điểm cụ thể.
• Đánh giá và kiểm tra: Báo cáo cho phép đánh giá và kiểm tra các vấn đề, dự án hoặc hoạt động cụ thể. Điều này giúp trong việc định hình các chiến lược và kế hoạch phát triển.
• Truyền đạt thông tin: Trong môi trường giáo dục và nghiên cứu, báo cáo giúp truyền đạt các phát hiện khoa học và kiến thức, đóng góp vào sự phát triển của lĩnh vực đó.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín: Việc chuẩn bị một báo cáo chất lượng có thể thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của cá nhân hay tổ chức, đồng thời cũng có thể tạo điều kiện cho việc hợp tác và giao tiếp tốt hơn giữa
• các bên liên quan.
• Pháp lý và tuân thủ: Trong nhiều trường hợp, việc lập báo cáo là một yêu cầu pháp lý. Việc này giúp đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn hiện hành.
• Tăng cường giao tiếp và hiểu biết: Báo cáo cũng là một phương tiện giao tiếp quan trọng giữa các nhóm người, các bộ phận trong tổ chức, và thậm chí giữa các tổ chức khác nhau.

Nhìn chung, tầm quan trọng của báo cáo không chỉ nằm ở việc cung cấp thông tin, mà còn đóng vai trò là cầu nối thông tin, giúp nâng cao hiệu quả quản lý, hỗ trợ quyết định và phát triển bền vững. Rất nhiều ngành nghề coi việc viết báo cáo như một trách nhiệm chính và kỹ năng này là một trong những kỹ năng quan trọng trong quá trình làm việc. Ví dụ:

• Các bác sĩ phải viết các báo cáo trình bày các phân tích của họ về một số bệnh nhân và/hoặc trường hợp cấp cứu khẩn cấp.
• Các sĩ quan cảnh sát viết báo cáo phác thảo các chi tiết của các cuộc thẩm vấn và đối chất.
• Các nhà quản lý dự án viết các báo cáo thường xuyên để cập nhật cho người giám sát của họ về cách một dự án cụ thể đang phát triển.

Các loại báo cáo phổ biến

Báo cáo là một tài liệu bằng văn bản trình bày kết quả của một cuộc điều tra, dự án hoặc sáng kiến. Nó cũng có thể là một phân tích chuyên sâu về một vấn đề hoặc tập hợp dữ liệu cụ thể.

Mục đích của báo cáo là để thông báo, giáo dục và trình bày các lựa chọn và khuyến nghị cho hành động trong tương lai. Có nhiều loại báo cáo với các đặc điểm và yêu cầu riêng:

Báo cáo kinh doanh: Được tạo ra trong môi trường doanh nghiệp, thường chứa các thông tin về tình hình kinh doanh, tài chính, thị trường, cũng như các phân tích và đánh giá về hoạt động của công ty.

• Báo cáo khoa học: Chứa kết quả nghiên cứu và phân tích trong lĩnh vực khoa học. Điều này có thể bao gồm các dữ liệu thực nghiệm, phân tích số liệu, và các đánh giá chuyên môn.
• Báo cáo học thuật: Thường xuất hiện trong môi trường giáo dục, có thể là các luận văn, tiểu luận, hoặc các nghiên cứu độc lập.
• Báo cáo chính trị và xã hội: Được tạo ra để phân tích và đánh giá các vấn đề có liên quan đến chính sách, pháp luật, và các yếu tố xã hội khác.
• Báo cáo kỹ thuật: Thường liên quan đến các vấn đề kỹ thuật như cơ khí, công nghệ thông tin, xây dựng,...
• Báo cáo tài chính: Tập trung vào các số liệu tài chính, bao gồm doanh thu, chi phí, lợi nhuận và các chỉ số tài chính khác.

Ngoài ra, các báo cáo còn có thể được chia thành nhiều loại dựa trên cách chúng được viết. Ví dụ, một báo cáo có thể là chính thức hoặc không chính thức, ngắn hoặc dài và có tính nội bộ hay công khai.

Cấu trúc cơ bản của một mẫu báo cáo

Một báo cáo thường bao gồm các phần cơ bản như tiêu đề, mục lục, tóm tắt, phần nội dung chính, kết luận và phụ lục. Tùy theo mục đích và đối tượng đọc, cấu trúc và nội dung của báo cáo có thể thay đổi.

Một bản báo cáo cần phải được tổ chức một cách logic, rõ ràng và dễ theo dõi, với ngôn ngữ chính xác và khoa học. Cách xây dựng cấu trúc của một báo cáo như thế nào sẽ phụ thuộc vào loại báo cáo và mục đích viết báo cáo.

Mặc dù các báo cáo có thể sử dụng cấu trúc độc đáo khác nhau nhưng hầu hết đều tuân theo mẫu cơ bản sau:

Báo cáo thường bao gồm các phần cơ bản như tiêu đề, mục lục, tóm tắt, nội dung, kết luận và phụ lục. Tùy theo mục đích và đối tượng, cấu trúc và nội dung của báo cáo có thể thay đổi.

Điều quan trọng là báo cáo được tổ chức hợp lý, dễ hiểu, ngôn ngữ chính xác và khoa học. Cấu trúc của báo cáo phụ thuộc vào loại báo cáo và mục đích viết báo cáo. Mặc dù các báo cáo có thể sử dụng các cấu trúc độc đáo khác nhau nhưng hầu hết các báo cáo đều tuân theo mẫu cơ bản này:

Tóm tắt các ý chính

Giống như phần tóm tắt trong một bài báo học thuật, gạch đầu dòng là một phần độc lập tóm tắt các kết quả của báo cáo để người đọc hiểu được chủ đề của báo cáo.

Giới thiệu

Để tạo nhịp điệu cho nội dung báo cáo, phần giới thiệu của bạn sẽ giải thích chủ đề tổng thể mà bạn sẽ thảo luận, cũng như tuyên bố luận điểm của bạn và bất kỳ thông tin cơ bản nào bạn cần biết trước khi đọc.

• Trang bìa (cover page): Ghi rõ tên báo cáo, tên tác giả, đơn vị công tác, thời gian hoàn thành.
• Mục lục (table of contents): Liệt kê các phần, chương, mục trong báo cáo.
• Tóm tắt (executive summary): Tóm tắt ngắn gọn nội dung chính và những phát hiện quan trọng trong báo cáo.

Phần thân

Phần nội dung của báo cáo giải thích tất cả những phát hiện chính của bạn và được chia thành các tiêu đề chính và tiêu đề phụ. Phần văn bản chính chiếm phần lớn toàn bộ báo cáo, trong khi phần giới thiệu và kết luận chỉ dài vài đoạn văn thì phần văn bản chính có thể dài vài trang.

• Giới thiệu (introduction): Giới thiệu chủ đề, mục đích, phạm vi, ý nghĩa của báo cáo.
• Nội dung chính (body): Trình bày chi tiết các nội dung, nguyên nhân vấn đề, số liệu, phân tích, bằng chứng... Có thể chia thành các chương, tiểu mục.
• Kết luận (conclusion): Tóm tắt lại những điểm chính và kết luận của báo cáo.

Phần kết

Kết luận là nơi bạn tập hợp tất cả thông tin trong báo cáo lại với nhau và đưa ra lời giải thích hoặc đánh giá rõ ràng. Đây thường là nơi tác giả trình bày quan điểm hoặc suy luận cá nhân của mình.

Một số lưu ý quan trọng:

• Cấu trúc có thể linh hoạt tùy theo từng loại báo cáo cụ thể.
• Các phần cần được liên kết chặt chẽ, nhất quán với nhau tạo nên một thể thống nhất.
• Ngôn ngữ cần súc tích, rõ ràng, tránh dài dòng.

Nắm vững cấu trúc báo cáo sẽ giúp bạn viết một cách logic, khoa học và dễ hiểu cho đồng nghiệp/ cấp trên.

7 bước để viết một báo cáo chuyên nghiệp

Để viết một báo cáo chất lượng, bạn cần tuân theo một quy trình chi tiết từng bước. Dưới đây là 7 bước để viết một báo cáo chuyên nghiệp:

Bước 1: Chọn chủ đề báo cáo

Trước khi bắt đầu viết, bạn cần chọn chủ đề cho báo cáo của mình. Thông thường, chủ đề này sẽ được giao cho bạn thông qua báo cáo kinh doanh. Hoặc được xác định trước dựa trên tính chất công việc của bạn, chẳng hạn như báo cáo khoa học.

Nếu bạn chịu trách nhiệm chọn chủ đề của riêng mình thì đây là một trong những bước quan trọng nhất. Hãy thử chọn một chủ đề đáp ứng hai tiêu chí sau:

• Có thông tin đầy đủ: Không quá chung chung nhưng cũng không quá cụ thể, đủ thông tin để điền vào báo cáo nhưng không quá nhiều để bao quát hết.
• Đây là điều bạn quan tâm: tuy không bắt buộc nghiêm ngặt nhưng nó sẽ giúp nâng cao chất lượng báo cáo của bạn nếu bạn quan tâm đến chủ đề này.

Bước 2: Nghiên cứu chủ đề

Đối với các báo cáo kinh doanh và khoa học, nghiên cứu thường là của riêng bạn hoặc do một công ty cung cấp. Đối với các bài báo học thuật, bạn sẽ chủ yếu tiến hành nghiên cứu của riêng mình trừ khi bạn cần sử dụng tài nguyên của trường. Điều quan trọng là bạn chỉ tìm kiếm những nguồn có uy tín:

• Văn bản chính thức
• Các báo cáo khác
• Báo cáo điều tra
• Một cuốn sách tham khảo từ một tác giả đáng tin cậy
• Bạn cũng có thể sử dụng các nghiên cứu được trích dẫn trong các báo cáo tương tự khác

Bước 3: Tạo đề cương báo cáo

Bước tiếp theo là tạo một phác thảo. Báo cáo của bạn thường sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Trang tiêu đề
• Mục lục
• Giới thiệu
• Điều khoản tham chiếu
• Tóm tắt các ý chính
• Phát hiện
• Phân tích
• Kết luận
• Tài liệu tham khảo hoặc thư mục

Thứ tự của các phần này và việc chúng có được đưa vào hay không, tất cả đều phụ thuộc vào loại báo cáo cụ thể, độ dài và mức độ hình thức của nó. Điều quan trọng nhất là đưa vào tất cả các phần cần thiết và loại bỏ những phần thừa không đóng góp trực tiếp cho mục đích báo cáo.

Bước 4: Viết bản nháp đầu tiên

Viết bản thảo đầu tiên của báo cáo là một trong những giai đoạn quan trọng nhất. Mục tiêu không phải là viết một tài liệu hoàn hảo mà là lấy tất cả những điểm thông tin chính và đưa chúng lên trang giấy.

Sau lần thử đầu tiên, bạn sẽ có thời gian để thêm và chỉnh sửa, vì vậy mục tiêu chính là sắp xếp dữ liệu và phân tích của bạn thành bản nháp.

Khi viết bản nháp đầu tiên, bạn có thể phát hiện ra những lỗ hổng trong dữ liệu hoặc phân tích của mình. Hãy viết chúng ra nhưng đừng cố gắng giải quyết chúng ngay.

Bước 5: Phân tích dữ liệu và ghi lại kết quả

Trọng tâm của mọi báo cáo là phần Phát hiện, nơi bạn trình bày và diễn giải dữ liệu của mình. Ví dụ, đối với một kế toán viên, những phát hiện này có thể liên quan đến lý do tại sao cổ phiếu của công ty lại giảm trong quý trước.

Phần kết quả nghiên cứu phải luôn cung cấp thông tin có giá trị liên quan đến chủ đề, ngay cả khi kết quả không lý tưởng. Nếu bạn kết luận rằng dữ liệu không đầy đủ hoặc phương pháp nghiên cứu có sai sót, bạn sẽ cần một lời giải thích chuyên nghiệp.

Bước 6: Đề xuất giải pháp hoặc hành động

Sau khi kiểm tra và phân tích dữ liệu, bạn sẽ có đủ điều kiện để đề xuất các hành động cần thực hiện dựa trên phát hiện của mình. Ví dụ: sau khi xem xét số giờ làm thêm của nhân viên, người quản lý có thể đề xuất tuyển thêm nhân viên.

Bước 7: Chỉnh sửa và gửi báo cáo

Giai đoạn cuối cùng là chỉnh sửa kỹ lưỡng, sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, lỗi đánh máy, kiểm tra kỹ dữ liệu và đọc toàn bộ tài liệu. Nếu báo cáo của bạn có nhiều người đọc thì bạn nên nhờ người khác đọc lại để đảm bảo sự hiểu biết.

Sau đó, bạn có thể gửi báo cáo qua email, trình bày tại một hội nghị hoặc xuất bản trên tạp chí.

Kinh nghiệm viết báo cáo chuyên nghiệp, hiệu quả

Để viết được những báo cáo chất lượng, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Hiểu đối tượng mục tiêu của bạn để nhắm mục tiêu nội dung phù hợp.
• Tuân thủ đúng yêu cầu, định dạng báo cáo đã được quy định sẵn.
• Thông tin cần chính xác, rõ ràng, tránh mơ hồ hoặc sai lệch.
• Sử dụng ngôn ngữ trong sáng, dễ hiểu, tránh các từ ngữ quá chuyên ngành.
• Bám sát chủ đề, không đi quá xa trọng tâm của báo cáo.
• Dẫn chứng rõ ràng các nguồn thông tin được tham khảo.
• Chú trọng bố cục, cấu trúc và tính thẩm mỹ của báo cáo.
• Đảm bảo không có lỗi chính tả, ngữ pháp, in ấn.
• Chuẩn bị báo cáo trước thời hạn để có thời gian chỉnh sửa nếu cần.

Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng trong nhiều lĩnh vực. Bằng cách tuân theo quy trình từ lựa chọn chủ đề, nghiên cứu, phân tích dữ liệu đến chỉnh sửa báo cáo, bạn có thể tạo ra những báo cáo chất lượng. Hy vọng với những chia sẻ của Tanca, bạn đã nắm được các kỹ năng cần thiết để viết báo cáo một cách hiệu quả.